实施质量管理体系 QMS 管理评审的几点建议:
一、理念是行为的先导
只有正确认识管理评审的作用、功能和意义,才不会有仅召开一次会、做一下记录、发一份“标准化”选项式的评审报告的形式做法,才不会出现谁都不知道管理评审有什么改进要求、需验证哪些改进内容的无效评审。正确的管理评审理念是“为了确保质量管理体系的适宜性、充分性、有效性和效率,以达到规定的目标所进行的活动”,并以此去策划、实施管理评审的程序和方法。
二、精心策划是管理评审成功的前提
在明确质量管理目标的基础上,制定系统的管理评审计划。明确顾客反馈、内部审核、资源能力评估、产品和过程符合性等管理评审材料的收集、分析、总结等各阶段工作目标、时间,确定各阶段工作负责人及所需提供的管理评审输入资料,如各类信息由谁提供,提供哪些内容的材料,什么时候提供,提供的材料质量达到什么要求,谁对收集的材料进行整理、分析和总结,评审会议由哪些人员参加,管理评审输出资料的发放范围、时间等等。会议组织部门对相关部门的发言顺序、议题作好统筹安排,事先就评审中可能会发生哪些事项的争议以及处理这些争议的原则做好准备,适当时征求高管理者的意见,使管理评审的系统策划工作结果满足体系改进的控制要求。
三、高管理者的重视是成功的关键
管理评审是评审组织带有全局性、长远性、战略性的重大问题,对组织发展具有重大影响。管理评审是谋求质量方针、质量目标和QMS对组织发展在较长时间内的适宜性,不是为了取得短期效果;它是对质量方针、质量目标和QMS本身的正确与否进行评审、监控,也就是以战略眼光来审视组织前进的方向是否正确,因此管理评审工作唯有高管理者才能胜任。有的组织的高管理者任命了管理者代表,便认为什么事都可以不管了,不参加管理评审会议,不审阅管理评审报告,对管理评审的结果及措施实施情况不闻不问。这样不仅影响组织QMS的有效运行,给各级管理人员及各部门带来消极的影响,也起不到管理评审应有的作用。
四、正确选择管理评审时机
管理评审时间的选择,是确保管理评审成功的一个重要因素。若是认证审核,组织可选择在第三方审核前及体系运行三个月以上并开展了内部审核、有较成熟的体系运行证据的前提下实施。体系维护时期,最好选择到当年底和下年初实施管理评审,一方面已获得年度体系运行全面信息,另一方面确定下年度的QMS工作方向,更利于促进质量管理体系的持续有效运行。在质量管理体系发生重大变更或出现重大质量问题时,不能拘泥于管理评审时间的规定要求,应适时对体系进行评审,确保质量管理体系的适宜性。
五、输入信息是管理评审的重点
为提高管理评审的效果,应有足够的适用信息输入,其输入信息应反映当前的业绩和改进的机会。管理评审的输入包括:
QMS审核(包括内部审核及第二方、第三方审核)结果;来自顾客的意见、投诉以及对顾客满意度的测量分析;过程的业绩,包括过程能力分析、过程受控和改进状况、资源的配置及利用率分析等;产品的符合性;在QMS运行过程中,预防和纠正措施的状况、持续改进能力分析;以往管理评审采取的措施实施状况及效果评价;可能影响QMS变化情况的分析,如出现新技术及设计和开发的输出、社会环境条件及法律法规的变化等;来自相关方特别是本组织员工改进的建议;组织质量目标达成情况分析。
管理评审信息的采集,宜确定一个归口管理部门,将评审所需采集的信息要求、内容、反馈时间书面通知到相关职能部门。归口管理部门在接到相关职能部门提供的书面反馈信息后,进行信息整理、分析,按照管理评审的程序和需要将信息进行系统加工和处理,形成质量管理体系运行报告、内部质量管理体系审核情况报告、生产质量工作报告、营销工作报告等管理评审输入材料。
需采集的信息内容按职能分工确定。
六、管理评审输出的落脚点是改进
管理评审的结果应注重以下内容:
对组织QMS的适宜性、充分性和有效性的总体评定结论,确定QMS(包括质量方针和质量目标)变更和改进的需要和措施;为相关方增值,特别是以产品改进来增强顾客满意;产品性能和过程表现的改进;组织结构和资源的适宜性;新产品及时投放市场的策划分析;对风险进行管理评价;符合相关法律法规的要求;对未来所需资源进行策划安排。
管理评审作出的决定和制定的措施,组织应对其进行跟踪管理,并将其实施结果作为下次管理评审的输入。组织应评审管理评审过程的有效性,并在必要时加以验证。评审输出的落脚点是改进,输出的评审报告要体现组织在满足顾客要求上的改进、质量管理体系有效性发展的需要、资源需求改进的举措。对改进的要求,要制定相应的纠正和预防措施,并得到验证结果。
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